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Wer kennt sie nicht die „Null Mail“, die unnütze, zeitreklamierende Mail ohne wichtige Message.  Ein volles Postfach trotz Spamfilter, Blacklist, Greylist und Buddylist! Nervt Sie das? Mich schon. Die betagte E-Mail ist zwar nicht mehr die ultimative Form der sozialen Interaktion, aber im geschäftlichen Umfeld, ist sie nach wie vor die Killerapplikation für zeitraubende Kommunikationsprozesse.

Strategien zur E-Mail Reduzierung müssen also her. Spamfilter sind dabei nur Teil der Lösung, denn davon lassen sich die netten Buddys leider nicht beeindrucken. Das wirkliche Geheimnis der Mailreduzierung liegt im Content. Mit den folgenden Tipps erstellen Sie die ultimative „One Way Mail“. Rein statistisch wird Ihnen das nicht in allen Fällen gelingen. Eine Reduktion im hohen 2 stelligen Prozentbereich sollte aber möglich sein.

Alternativlos sind folgende Punkte
zur Vermeidung der gefürchteten „Null Mail“!

Die 10 Gebote gegen die Null Mail

1. Du sollst einfach schreiben

Überlegen Sie wem Sie schreiben. Verwenden Sie Formulierungen die der Mailempfänger versteht. Ein absolutes „NoGo“ sind Schachtelsätze, in denen der  Leser am Satzende nicht mehr weiß was am Anfang stand. Schreiben Sie also in kurzen klaren Sätzen und verwenden Sie zur Auflockerung  Absätze. Je verständlicher die Mail, desto geringer die Wahrscheinlichkeit einer zeitraubenden Rückmail die genau das fragt was in der Einleitung beschrieben wurde.

2. Du sollst vollständig schreiben

Vermeiden Sie, dass der Empfänger im Anhang Nachlesen muss was Sie gerade beantworten.  Die Mail sollte für sich alleine vollständig und alleinstehend daherkommen. Zitieren Sie den Anhang und beantworten Sie kurz und knapp darunter. Das vermittelt ein Gefühl der Vollständigkeit  aller Fragen und erhöht die Wahrscheinlichkeit keine Rückfragen zu bekommen obwohl vielleicht gar nicht alle Fragen beantwortet sind.

3. Du sollst nicht schwafeln

Ein Großteil der Rückmails entsteht durch Ungenauigkeit und Vergesslichkeit. Haben Sie keine Angst vor Wiederholungen, die den Inhalt im Empfänger tief verankern auch wenn der Deutschlehrer ihnen dies übelnimmt. Seien Sie präzise, vermeiden Sie Angaben wie „nächsten Donnerstag“ oder „nächste Woche“. Dies führt unweigerlich zur Null Mail, wenn die Mail nächste Woche noch einmal gelesen wird.

4. Du sollst nicht jammern

Mails sollten mit einem Endgültigkeitsaspekt und niemals jammerig daherkommen. Phrasen wie „aus persönlichen-“ oder „aus familiären Gründen“ sind zu vermeiden. Dies verleitet zur Nachfrage wie es einem geht. Nichts ist so endgültig wie ein freundlich formuliertes „Ich will nicht“. Auch schwammige Formulieren wie „im nächsten halben Jahr geht es nicht“ provozieren eine Folgemail im nächsten halben Jahr!

5. Du sollst ernst bleiben

Vermeiden Sie Scherze. Bleiben Sie brottrocken. Jeder Gag, egal wie schlecht er ist erhöht die Chance auf eine sinnlose Antwort und Müll im Postfach.

6. Du sollst auf die Uhr schauen

Während der Geschäftszeit gesendete E-Mails werden häufiger beantwortet. Nachts gesendete E-Mails sind morgens, mit vielleicht 30 anderen, einfach da. Das stresst den Empfänger und er überlegt sich welche E-Mail er beantwortet. Vermeiden Sie allerdings nach Mitternacht zu senden, das könnte wiederum zu lästigen Nachfragen führen.

7. Du sollst nicht 'smalltalken'

Geschwätzigkeit ist direkt proportional zur Wahrscheinlichkeit der Rückmail. Unnützer Smalltalk weckt den Kommunikationsprofi im Gegenüber und man hat im Handumdrehen die gefürchtete Null Mail im Eingangsordner.

8. Du sollst von unterwegs schreiben

Vermitteln Sie dem Mailpartner den Eindruck dass sie unterwegs sind. Das erhöht die Chance keine Rückmail zu bekommen ungemein. Bewährt hat sich die default Signatur: „Von meinem iPhone gesendet“

9. Du sollst an alle schreiben

Vermeiden Sie, wenn möglich, die direkte Ansprache. Denn das setzt den Empfänger unter Druck, da er sich für die Antwort verantwortlich fühlt. „Sehr geehrte Damen und Herren“ hingegen entspannt auf der Gegenseite. Denn jetzt wird erst mal überlegt wer antworten soll und man kann selbst entspannen, da das Postfach nicht so voll wird.

10. Du sollst kurz grüßen

Als Schlußformel ist fast alles bedenkenlos möglich, da jede Phrase die ich kenne eigentlich abgelutscht ist und sowieso überlesen wird. Trotzdem : Werden Sie auf keinen Fall kreativ ! Denn zum Beispiel „Viele Grüße aus dem verschneiten …“ führen unweigerlich zur Null Mail, die sie doch nicht wirklich wollen

Berücksichtigen Sie diese Gebote und ihr Postfach wird angenehm leer bleiben. Lassen sie sich überraschen …

Auch wenn der Artikel nicht ganz ernst gemeint, mit einem Zwinkern geschrieben wurde, ein Fünkchen Wahrheit werden sie erkennen.

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